von Man erhält auf eine E-Mail einfach keine Antwort oder die Dialogbereitschaft ist vorbei? Wie kann ein Dialog wieder in Gang gebracht werden oder wie läuft eine Konfliktlösung? In diesem Artikel stellen wir euch Möglichkeiten vor, wie euer Anliegen die richtigen Personen erreicht.
Vielleicht ist es den einen oder anderen schon einmal passiert: Man schickt eine E-Mail, auf die man keine Antwort erhält. Trotz Erinnerungs-E-Mails reagieren die Adressat:innen einfach nicht oder Rückfragen werden nicht beantwortet. Bei einigen Personen gewinnt man den Eindruck, dass diese auf Kommunikation mit Studierenden keine Lust oder dafür keine Zeit haben.
Die Leuphana Universität Lüneburg ist eine Stiftungshochschule und somit auch eine Behörde im Land Niedersachsen. Daher gelten die Verwaltungsvorschriften für Behörden. In vielen Fällen wird jedoch mehr auf Praktikabilität gesetzt und Hochschule ist auf der einen Seite Behörde und auf der anderen Seite Wissenschaft. Das unterscheidet die Hochschule von den normalen Behörden, da hier die Wissenschaftsfreiheit in Forschung und Lehre gilt. Die Professor:innen sind Beamt:innen, für die die Voraussetzungen und Bestimmungen für Beamt:innen gelten. Ebenso sind Menschen in der Verwaltung entweder verbeamtet oder Angestellte der Hochschule. Auch für diese gelten die Vorschriften für Bedienstete des Landes Niedersachsen.
Kommunikation
Hier einige praktische Tipps für die Kommunikation. Die Anliegen sollten freundlich, höflich und zielgerichtet adressiert sein. Ein ausschweifender langer Text bringt in der Regel nichts, sondern es kommt auf Effizienz an. Auch einen Lösungsvorschlag in seinem Anliegen einzubringen kann nicht schaden. Sollte keine Antwort erfolgen, so wäre eine freundliche Erinnerung eine Woche, zwei Wochen und vielleicht noch drei Wochen später sinnvoll. Sollte eine Abwesenheitsnotiz erscheinen, ist bekannt, dass die Person nicht anwesend ist und erst nach Rückkehr zahlreiche Anliegen bearbeiten muss.
Sollte dann weiterhin keine Antwort erfolgen, könnte man zuerst veruschen, seine Fachgruppenvertreter:innen (FGV) für eine Lösung einzubinden. Die FGVs sind die Ansprechpartner:innen auf der untersten Ebene des Studiengangs. Diese können ggf. vermitteln oder mitteilen, an wen man sich stattdessen wenden kann. Die FGVen haben sich oft zu Fachschaften zusammengeschlossen.
Weiterhin hat jeder an der Leuphana auch einen Vorgesetzten, über die Internetseite bzw. Intranet lässt sich erkennen, wer in welcher Abteilung noch sitzt bzw. im Organigramm lassen sich die Verantwortlichkeiten der einzelnen Bereiche und Abteilungen erkennen. Daher kann auch hier die höhere Stelle eingebunden werden. Bei Professor:innen ist der Dienstvorgesetzte immer der Präsident der Hochschule, weil Professor:innen sehr autonom sind. Letztlich sind diese beim Land Niedersachsen angestellt. Manchmal hilft es schon, die oder den Vorgesetzten in CC bei einer E-Mail zu setzen.
An der Leuphana gibt es eine Ombudsperson für Studierende, die ebenfalls lösungsorientiert arbeitet und hier auch in Konfliktfällen vermitteln kann. Die Ombudsperson unterstützt den Austausch zwischen Studierenden und Lehrenden, Universitätsleitung sowie der Universitätsverwaltung. Dabei werden auch Ideen, Vorschläge, Konzepte und Probleme von Studierenden und Lehrenden aufgenommen sowie als vermittelnde Instanz agiert. Die Anliegen können anonym, vertraulich und allparteilich behandelt werden und bei persönlichen Konflikten durch eine begleitende Moderation zu einer Konfliktlösung beigetragen werden.
Auf Seiten der Studierendenvertretung können folgende Eskalationsstufen sinnvoll erscheinen: FGV -> Fachschaft -> AStA
Für Anliegen auf der Studiengangsebene kann folgendes Schema dienen: Lehrende -> Studiengangsleiter:innen / Major bzw. Minorverantwortliche -> Studiendekan -> Dekan -> Verantwortliche im College / Graduate School -> Präsidium -> Präsident
SPAM-Filter
Sollten E-Mails von außerhalb geschickt werden, können diese auch im SPAM-Filter landen. E-Mails innerhalb der Leuphana Mail Infrastruktur @leuphana.de und @stud.leuphana.de sollten in der Regel immer zugestellt werden. Daher wäre es vorzuziehen, E-Mails innerhalb der Leuphan-Mail-Infrastruktur zu nutzen. Auch interne E-Mails werden durch die Virenscanner geschickt.
Telefon
Die Nutzung des Telefons für einen direkten Dialog kann manchmal nützlich sein. Anhand des Klingeltons können die Benutzer:innen jedoch zwischen internen und externen Anrufen unterscheiden. Die Wahrscheinlichkeit, dass jemand ans Telefon geht, ist bei einem internen Telefonat, also vom Anschluss innerhalb der Leuphana wahrscheinlicher. Ansonsten haben viele Benutzer:innen eine Anrufweiterleitung eingerichtet, z.B. auf ihren Anschluss zu Hause oder Mobiltelefon. Telefone finden sich in vielen Räumen an der Leuphana, die man kostenfrei für interne Telefonate benutzen kann.
Verwaltungsrechtliche Möglichkeiten
Sollten die dialogorientierten internen Verfahren ausgeschöpft sein, bestehen weitere Möglichkeiten, beispielsweise die Untätigkeitsklage (§75 VwGO). Zu dieser Klage kann gegriffen werden, wenn nach drei Monaten in einem Verwaltungsverfahren keine Entscheidung getroffen worden ist. Meist reicht schon die Androhung einer Klage, um den Prozess zu beschleunigen. Weiterhin gibt es die Dienstaufsichtsbeschwerde, die innerhalb der Leuphana gelöst wird. Anders ist Fachaufsichtsbeschwerde, wo das zuständige Ministerium, hier das Ministerium für Wissenschaft und Kultur (MWK), eingebunden wird.
Was den rechtlichen Rahmen betrifft, kann die kostenlose AStA-Rechtsberatung weiterhelfen.
Mensch bleiben
Am Ende sitzt auch immer ein Mensch als Adressat:in der Mail. Daher sollte man immer berücksichtigen, dass Menschen auch mal einen schlechten Tag haben, überarbeitet sind, schlichtweg keine Zeit haben oder zuweilen Anliegen vergessen können. Daher sollte man beim Warten auf eine Mailantwort auch immer Rücksicht zeigen.
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